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WALSINGHAM

Neue Serie im WALSINGHAM-Blog: Case Studies zu unseren Workshop-Themen

Stehen für Struktur und Mehrwert - die WALSINGHAM-Workshops.

 

Immer wieder werden wir gefragt, wie denn die Arbeit und Projekte bei WALSINGHAM konkret aussehen. Hier ins Detail zu gehen, ist natürlich schwierig, sind wir doch als Beratung größter Diskretion gegenüber unseren Klienten, den Werbeagenturen, verpflichtet. Aufgrund der großen Nachfrage haben wir aber mit einigen Mandanten erneut das Gespräch gesucht, die von unserer Leistung besonders überzeugt waren.
Nun sind wir sehr froh, Ihnen die erste in einer Reihe anonymisierter Case-Studies zu präsentieren, die zeigen, wie WALSINGHAM die Beratungs-PS auf die Straße bringt. Im Fokus stehen hierbei besonders unsere beliebten Frühjahrsworkshops, mit denen wir schon einigen Klienten die Vorteile einer neuen Meetingkultur und von besserer Prozessvisualisierung dank Kanbanik zugänglich machen konnten. Aber lesen Sie selbst!

WALSINGHAM Case Study #1: 
Daily-Stand-up schafft Ordnung im Chaos

I Das Problem:
Eine Agentur mittlerer Größe aus Düsseldorf sprach WALSINGHAM an. Man habe „irgendwie“ ein Problem mit der Selbstorganisation. Die Kunden waren im Gegensatz zur Annahme des Klienten nicht die Ursache (es handelte sich um gut organisierte Unternehmen aus dem Automotive-Zulieferer-Bereich). Die Analyse nach der WALSINGHAM-Methode ergab: Die Mehrgleisigkeit der Teams, die aber trotzdem gemeinsame Kunden bearbeiteten, führte zu Ärger. Die Vielfalt der Projekte und Etats resultierte in kleinteiligen Tasks mit vielen Überschneidungen. Überblick gab es kaum. Zumal, da der Inhaber ein strikter Verfechter wöchentlicher Jour fixes war. Allein die Volatilität der Zeitpläne hätte schon für schwierige Situationen gesorgt - ohne noch eine häufig schwierige Informationslage, da Übergaben immer durch enge Flaschhälse mussten und nur zwischen wenigen Personen stattfanden. Die Lage war schwierig, zwei große Anker-Kunden beschwerten sich bereits und konnten nachweisen, dass gerissene Timings nicht in ihrer Schuld lagen, sondern dass die Agentur rechtzeitig Input bekommen hatte, der aber offenbar nicht an die richtigen Stellen geflossen war. Die weitere Zusammenarbeit müsse absoluten Premium-Standards genügen, sonst sehe man sich gezwungen, sie zu beenden.

II Die Lösung:
Als Lösung hatte der Klient es bereits damit versucht, wöchentlich einen zweiten Jour fixe Donnerstagabends einzuführen - bislang ohne großen Erfolg. Wir übernahmen den Auftrag und versuchten, nach den bereits erfolgten Bemühungen unseres Klienten, dessen Mitarbeiter weiter positiv zu involvieren. Durch Daily-Stand-up-Meetings (DSM) konnte die Kommunikation zu den Projekten deutlich verbessert werden. Das schuf mehr Ordnung im Arbeitsalltag - auch wenn es für WALSINGHAM ein hartes Stück Arbeit war, den Inhaber davon zu überzeugen, dass es besser sein werde, lieber täglich eine Viertelstunde in ein DSM zu investieren, statt am Montagmorgen zwei Stunden in einem Jour fixe zu verbringen. Auch die Planung und das Zeitmanagement haben profitiert, da die Kundenberater, Texter und Art Directoren nun täglich einen Routine-Austausch hatten, so dass jeder Beteiligte stets über die Informationen verfügt, die er benötigt. Beschwerden seitens der Kunden des Klienten kamen seitdem nicht mehr vor. Das DSM konnte innerhalb von anderthalb Wochen unter Begleitung durch WALSINGHAM in der gesamten Agentur sicher verankert werden. 

III Das Ergebnis:
Nicht nur der Informationsfluss innerhalb der Agentur wurde enorm verbessert - der Klient kann seitdem auch besser auf Auslastungsschwankungen seitens seiner Kunden reagieren und freie Zeiten identifizieren. Das wiederum gibt ihm natürlich die Möglichkeit, Mitarbeiter für andere Aufgaben nutzbar zu machen und somit auch in „Alarm-Situationen“ geordneter auf Kundenwünsche zu reagieren. Ein positiver Kaskaden-Effekt.
Zudem ist die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich gestiegen. Interne Beschwerden zu Planung oder Abläufen sind seitdem nicht mehr zu verzeichnen - im Gegenteil, die verbesserte Übersicht hat die Mitarbeiter auch psychisch entlastet und die Stimmung in der Agentur verbessert.
Langfristig hat sich die Implementierung eines DSM damit sogar indirekt positiv aufs Employer-Branding ausgewirkt.
Die Kunden unseres Klienten, die mit Kündigung der Verträge gedroht hatten, sind bei der Agentur geblieben und haben sogar innerhalb ihres Netzwerks Empfehlungen für unseren Kunden ausgesprochen. Der nächste in der Agentur angedachte Schritt ist die Implementierung eines Kanban-Boards.

Sie haben Fragen zu unseren Workshops? Alle weiteren Infos finden Sie hier.

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